HGJB kiest voor centralisatie
Het is een statig herenhuis in Bilthoven, waar de Hervormd-Gereformeerde Jeugdbond (HGJB) zetelt. Maar wat dit kantoor tot hoofdkantoor maakt, is niet zozeer het authentieke pand. Belangrijker is dat hier de server staat waarop alle medewerkers - ook van de regiokantoren - dagelijks werken. De HGJB koos voor centralisatie.Behoefte aan centralisatie
De HGJB is een zelfstandige vereniging op het gebied van jeugdwerk binnen de Protestantse Kerk in Nederland. Op de meest uiteenlopende manieren draagt de vereniging bij aan het jeugdwerk. Van het ontwikkelen van cursus- en catechisatiemethoden en het uitgeven van een tienerblad tot het organiseren van vakanties en kerstconferenties. De HGJB telt 25.000 leden, duizend vrijwilligers en vijftig betaalde medewerkers. “We hebben een kantoor in Bilthoven en twee regiokantoren in Putten en Schoonhoven”, vertelt Gert Kardol, directeur bedrijfsvoering en fondswerving. “Voorheen hadden deze vestigingen geen dataverbinding met elkaar. Het administratiepakket was dan ook niet toegankelijk voor de regiokantoren. Zeven jaar geleden kregen de regiokantoren een eigen server. Maar de datacommunicatie tussen de vestigingen bleef nog beperkt.
Drie databases, drie back-ups
Dat veranderde toen bijna twee jaar geleden de server op het hoofdkantoor aan vervanging toe was. De HGJB had enkele jaren eerder een nieuw administratiepakket geselecteerd en wilde deze software graag ontsluiten voor alle medewerkers op andere locaties. Centraliseren, dat was het motto. “We ondervonden steeds vaker hoe lastig het is als je drie databasis hebt op drie verschillende plekken. Alleen al bij het maken van back-ups. Daarnaast wilden we ons administratiepakket ook ontsluiten voor medewerkers die thuis werken. We hebben zelf niet de technische kennis in huis om de vereiste ICT-oplossing te bedenken en te realiseren”, erkent Kardol. Maar we hadden alle vertrouwen in de expertise van Entris; we wisten dat ze met een oplossing zouden komen die in alle opzichten bij ons zou passen. Ook wat betreft het budget. Vertrouwen, dat is volgens Kardol echt een kernwoord als het gaat om de relatie met Entris. Vanuit een open houding zakendoen, elkaar vertrouwen en tegelijk kritisch zijn. Wederzijds. Wij blijven de ideeën van Entris kritisch beoordelen. Maar ook andersom: Entris denkt kritisch mee. Aan mensen die alleen ja knikken, hebben we niets.
Implementatie goed voorbereid
Op dezelfde manier gaven de HGJB en Entris gezamenlijk invulling aan de wens om te centraliseren. In Bilthoven kwam de nieuwe centrale server te staan. Met een terminal/serververbinding kunnen medewerkers vanuit alle locaties inloggen. Alle gegevens staan nu op één plaats in één versie en met één back-up. Daarvoor moesten de data van drie servers samengevoegd worden tot één database. Dat is gelukt: we zijn niet één bestand kwijtgeraakt. De migratie is wel een forse operatie geweest”, knikt Kardol. Dankzij de goede voorbereiding door Entris is het project goed verlopen. Toen de mensen na de zomervakantie terugkwamen, lag er een briefje met instructies op hun bureau. Het systeem functioneerde meteen goed. Als er problemen zijn, kan Entris snel support verlenen. De netwerkspecialisten hoeven niet meer in de auto te springen, maar kunnen inloggen en op iedere werkplek meekijken. Heel efficiënt.
Tevreden medewerkers
Kardol prijs zich gelukkig dat de HGJB nu over een server beschikt met één database. Hij is ervan overtuigd dat ze voor een passende oplossing hebben gekozen. Zijn graadmeter daarvoor is de tevredenheid van de medewerkers. Snelheid en werkgemak voor de medewerkers zijn cruciaal. Daarnaast is bedrijfszekerheid voor ons van belang. Als de server op het hoofdkantoor eruit ligt, ligt ook het werk stil op de regiokantoren. Daarom zijn we blij dat we over een betrouwbare ICT-omgeving beschikken. Efficiënt ingericht en beheerd dankzij centralisatie!
